Création d'un dossier corporatif

Le dossier corporatif permet de constituer et de maintenir à jour le livre de la compagnie.

Le dossier corporatif permet la gestion autant des compagnies provinciales que des sociétés fédérales. L’information saisie dans le dossier corporatif peut être utilisée dans les dossiers standards, par le biais de la fiche client de la compagnie. De cette manière, l’utilisateur peut générer la comparution de la compagnie dans un acte de vente à partir de l’information du dossier corporatif puisque cette information est transférée automatiquement dans la fiche client de la compagnie.

Un livre corporatif virtuel pourra donc être généré à partir du dossier corporatif. De plus, tous les documents de ce livre virtuel pourront être imprimés dans le vrai livre de compagnie ou de la société puisque le module corporatif contient les formulaires à jour en vertu de la Loi sur les compagnies du Québec et de la Loi sur les sociétés par actions du Canada.

Bien que le module corporatif ait d’abord été conçu pour procéder à l’ouverture d’une nouvelle compagnie, il est possible de saisir et de mettre à jour les détails du livre de la compagnie (actionnaire, administrateur, catégories d’actions, etc.) d’une compagnie déjà existante.

Note :

Dans le présent chapitre, le terme "Compagnie" englobe également les sociétés par actions du fédéral.

Il est possible d'effectuer le suivi des dossiers en cochant la case Suivi du dossier de la fenêtre Nouveau dossier. Cette case fonctionne en corrélation avec le type de dossier (voir section Gestion du suivi des dossiers du chapitre Administration Pronotaire).

Le dossier corporatif doit être complété avec l'information pertinente au mandat.

1.	Dans la fenêtre Liste des dossiers, cliquer sur le menu Ajouter puis sélectionner Dossier corporatif. La fenêtre Nouveau dossier corporatif s’affiche.

Dans le groupe Détails d'ouverture, le sujet et le type du dossier corporatif en cours de création de même que le nom du responsable du dossier doivent être saisis. Dans le champ Type, l’utilisateur doit indiquer s’il s’agit d’une compagnie provinciale ou d’une société fédérale. La sélection de l’une ou l’autre de ces options déterminera par la suite les formulaires disponibles pour la création de la compagnie.

4.	Dans le groupe Sélection du client principal, le nom complet du client principal doit être saisi. Il est toutefois possible de sélectionner et d’associer au dossier une personne physique qui agira à titre de personne ressource pour le responsable à partir du bouton Liste des intervenants.

Note :

Le client prinicipal est le représentant officiel de la compagnie et la personne ressource qui communique avec le notaire. La personne ressource apparaît comme le client principal dans la liste des dossiers de Pronotaire. Si la personne ressource n'apparaît pas dans la liste des intervenants, elle doit être créée (voir section Création d'un intervenant du chapitre Intervenant). Toutefois, l'utilisateur peut choisir la compagnie en tant que client principal lors de la création du livre de la compagnie dans le dossier corporatif.

Automatique : Ce mode attribue automatiquement un numéro au dossier en cours de création. Ces numéros sont alors composés de huit caractères : les deux premiers correspondent à l’année de création du dossier, les deux suivants au code du responsable du dossier et les quatre derniers au numéro du dossier. À chaque nouvelle année, et pour chaque notaire de l’étude, la numérotation recommence à 0001.

Manuelle : Permet de saisir les quatre derniers numéros du dossier dans le champ Séquentiel. Si désiré, un numéro secondaire peut être ajouté au numéro séquentiel précédemment saisi. Il s’affiche après le numéro de dossier, séparé de ce dernier par un tiret (comme par exemple, 08GM1258-A ou 02AB7552-4).

6.	Une fois l'information entrée, cliquer sur le bouton Ajouter le dossier. Le dossier est maintenant ajouté à la liste des dossiers et la fiche du dossier apparaît.

7.	En cliquant sur le bouton Ajouter le dossier, le système ouvre le dossier corporatif sous l'onglet Gestion. Le dossier corporatif possède des onglets et des fonctionnalités très différentes du dossier standard. Le contenu du dossier est adapté à la réalité des livres de compagnies.