La Chambre des notaires du Québec exige que les notaires conservent certaines informations dans une fiche d'information relative au transfert de support d'un document lors de la numérisation d'un document d'un dossier. Ces informations peuvent donc être conservées dans une fiche dédiée et reliée à la fiche du document numérisé dans Pronotaire.
Pour générer la fiche automatiquement, il suffit de cliquer à l'aide du bouton droit de la souris sur le fichier numérisé sur le poste de travail (Windows) et de sélectionner Importer dans Pronotaire.
Une fois que l'importation est effectuée, la Fiche d'information relative au transfert de support d'un document, accessible à partir de la Fiche du document > bouton Document numérisé, affiche l'information suivante :
| ➢ | N° dossier / Référence (numéro d'où le document a été importé); |
| ➢ | Nom du document (nom du document lors de l'importation); |
| ➢ | Date de la numérisation (date de l'importation); |
| ➢ | Format d'origine du document (papier); |
| ➢ | Format de sortie du document (extension du document importé); |
| ➢ | Propriétaire du document (nom du notaire du dossier). |
Par la suite, il suffit de saisir les éléments manquants dans la fiche. Dans la zone Notes supplémentaires, il est possible de saisir toute information pertinente concernant le document numérisé. Pour imprimer la fiche d'information, cliquer sur le bouton Imprimer.
Exemple de la fiche imprimée selon les exigences de la Chambre des notaires
