Les balises utilisées pour identifier et intégrer l'information à transmettre au Registre foncier sont regroupées en ensembles et sous-ensembles logiques. Pour être comprises, il est nécessaire de préciser dans le document à quelle balise principale elles réfèrent. Autrement, les données ne sont pas associées aux renseignements requis correspondants du Registre foncier.
Ainsi, pour que le nom d’un individu (ex. : Paul Leduc), partie à un acte, soit correctement transmis au Registre, il faudrait préciser que les balises PRENOM et NOM sont comprises à l’intérieur d’une balise principale qui les localiserait correctement dans sa structure. Donc, au minimum, le document devrait contenir les renseignements suivants :
<PARTIE><INDIVIDU><PRENOM>Paul</PRENOM><NOM>Leduc</NOM>, retraité,
</INDIVIDU></PARTIE>
Les balises spécifiques Prénom et Nom sont contenues dans leur balise principale Individu. Ces balises doivent donc être encadrées par les balises d’ouverture et de fermeture Individu. La balise Individu est elle-même incluse dans la balise principale Partie. L’ensemble Individu doit donc être encadré par les balises d’ouverture et de fermeture Partie.
Les balises spécifiques identifient des renseignements de base tels le nom, l’adresse ou le prix de vente. Les balises générales identifient de quel type d’information de base il s’agit. Ainsi, plusieurs balises spécifiques identiques peuvent être transmises au Registre foncier de manière claire et précise.
De plus, la balise principale de l’une peut devenir la balise spécifique de l’autre. Par exemple, la balise Nom est dans Individu, qui elle-même est dans Partie.
Dans le cas où la hiérarchie des balises n’est pas respectée, le document Word ne peut pas être converti en document XML, qui est le format requis par le Registre foncier.