Utilisateurs

[fenêtre Liste des dossiers, menu Fichier, module Administration, onglet Listes, bouton Utilisateurs]

La fenêtre Liste des utilisateurs permet de configurer les droits et privilèges des utilisateurs de Pronotaire. Ces droits et privilèges permettent de limiter l'accès à certains modules et d'assigner des employés à certains responsables. La configuration des utilisateurs et de leurs droits d'accès au logiciel peut permettre d'assurer une certaine sécurité en ce qui concerne la réception de courriels dans Pronotaire.

1.	Ouvrir l'Administration Pronotaire et cliquer sur l'onglet Listes.

2.	Cliquer sur le bouton Utilisateurs. La fenêtre Liste des utilisateurs s'affiche.

3.	Cliquer sur le bouton pour libérer les champs de saisie.

4.	Dans les champs, saisir l'information relative au nouvel utilisateur (voir la description des champs ci-dessous).

5.	Cliquer sur le bouton pour confirmer l'ajout, puis cliquer sur Fermer.

Identifiant : L'identifiant permet à l'utilisateur de s'identifier lors de l'ouverture de Pronotaire. L'identifiant peut être associé au nom et au mot de passe et détermine les droits et privilèges de l'utilisateur.

Nom complet : Permet de saisir le nom complet de l'utilisateur. Ce nom est utilisé dans les dossiers pour connaître l'utilisateur en cours, notamment en ce qui a trait aux feuilles de temps et au suivi des dossiers. Il est très important, notamment pour la réception des courriels, que le nom soit inscrit de la même façon que dans la Liste des responsables et employés.

Mot de passe : Permet de saisir le mot de passe associé à l'identifiant. Le mot de passe n'est pas obligatoire. Si l'utilisateur ne saisit rien, aucune saisie de mot de passe n'est nécessaire lors de l'ouverture de Pronotaire. Bien qu'il ne soit pas obligatoire, le mot de passe est fortement recommandé. Dans le cas où la réception de courriels entrants est configurée dans Pronotaire, le mot de passe permet d'assurer la confidentialité de la boîte de courriels de l'utilisateur.

Employé par défaut : Permet d'associer l'identifiant à un employé. L'employé par défaut fonctionne en corrélation avec le responsable par défaut et permet, dans le système, de faire afficher les éléments de l'employé dans les dossiers du responsable par défaut.

Responsable par défaut : Permet d'associer l'identifiant à un responsable par défaut. les dossiers du responsable par défaut seront donc affichés à l'utilisateur lors de l'ouverture de Pronotaire. Cet élément fonctionne en corrélation avec l'employé par défaut.

Type par défaut : Permet de sélectionner le type de facturation par défaut pour l'utilisateur sélectionné, soit à forfait ou à la tâche. Pour en savoir plus sur les deux types de facturation, voir sections Facturation à la tâche et Facturation à forfait du chapitre Facturation dans Pronotaire.

Feuille de temps (code responsable) : Permet d'associer l'utilisateur à un responsable de dossier pour l'utilisation de la feuille de temps (ex : associer une secrétaire à un notaire). Les tâches réalisées par l'utilisateur sont alors disponibles pour l'insertion dans les factures du responsable sélectionné.

Fonction : Permet de déterminer si l'utilisateur est un administrateur ou un utilisateur. L'administrateur peut avoir accès au module Administration Pronotaire contrairement à l'utilisateur. Ainsi, un utilisateur ne peut pas modifier les modèles, les clauses, les listes ou toute autre configuration du système.

La fonction Administrateur permet de modifier la configuration des adresses courriels et l'accès des utilisateurs aux différents comptes de courriels. Lorsque la réception de courriels est configurée dans Pronotaire, il est recommandé d'attribuer la fonction Administrateur uniquement aux personnes nécessaires afin de protéger la confidentialité des courriels.

Droits : Permet de déterminer si l'utilisateur a accès à la fonction de facturation et/ou de fidéicommis :

•	Pour la facturation, si la case n'est pas cochée, l'utilisateur ne peut pas avoir accès à l'onglet Facture du dossier. Cette fonction peut être utilisée en corrélation avec le mot de passe de facturation (voir section Responsables\Employés du présent chapitre).

•	Pour la fidéicommis, si la case n'est pas cochée, l'utilisateur ne peut pas avoir accès à l'onglet Fidéicommis du dossier de même qu'à la conciliation bancaire. Il est donc impossible pour lui d'effectuer quoi que ce soit dans la comptabilité en fidéicommis.