[fenêtre Liste des dossiers, sélection du dossier, bouton Détail, onglet Gestion]
L’onglet Gestion regroupe les informations de base nécessaires à la gestion d’un dossier corporatif. La plupart des champs se complètent automatiquement selon l’information saisie lors de la création du dossier corporatif et leur contenu peut être modifié en tout temps.
| Note : | La fusion de documents s’effectue tout au long de la préparation du dossier. Bien que le modèle par défaut soit automatiquement sélectionné, il est toutefois possible d’utiliser un autre modèle de document pour effectuer la fusion. |
Formulaire de prise d’information : Ce bouton offre à l’utilisateur un modèle de feuille de travail servant d'aide-mémoire en ce qui a trait aux questions à poser au client relativement à l’incorporation de la société. Tous les renseignements recueillis peuvent être inscrits dans ce document.
Il est possible de générer le formulaire de prise d'information en suivant la procédure ci-dessous :
| 1. | Cliquer sur le bouton Formulaire de prise d'information. |
| 2. | Dans le groupe Description du document de la fenêtre Fiche du document qui s’affiche, saisir les détails du document. Le modèle désiré peut être choisi dans la liste en cliquant sur le bouton Liste des Modèles. |
| 3. | Dans le groupe Détails sur le document minuté, saisir l'information relative à la minute du document. |
| 4. | Dans le groupe Intervenants, gérer les intervenants au dossier corporatif à l'aide des boutons décrits ci-dessous : |
Modifier : Affiche la fenêtre Modification de l'intervenant afin de modifier les caractéristiques de l'intervenant sélectionné.
Supprimer : Permet de supprimer l'intervenant sélectionné de la liste des intervenants du dossier. Cliquer sur ce bouton affiche une fenêtre de confirmation.
Fi. Client : Permet d'afficher la fiche de l'intervenant sélectionné pour consultation ou modifications.
| Note : | Le nombre d'intervenants dans le dossier peut être modifié dans le champ Nombre d'int. en utilisant les flèches ou en inscrivant le nombre d'intervenants souhaité. |
Générer le synopsis du dossier : Le synopsis du dossier est un document qui présente l'informations principale du dossier corporatif et de la compagnie sur une seule feuille. L'information peut être apposée sur la première page du dossier papier du notaire. Le bouton Générer le synopsis du dossier ne sera disponible que si un livre de compagnie a été ajouté dans le dossier corporatif de Pronotaire (voir section Onglet Livre de compagnie du présent chapitre).
Il est possible de générer le synopsis du dossier corporatif en suivant la procédure ci-dessous°:
| 1. | Cliquer sur le bouton Générer le synopsis du dossier. |
| 2. | Dans la fenêtre Fiche du document qui s'affiche, ajouter les éléments manquants si nécessaire. |
Note : Le synopsis peut être visualisé et modifié dans Word en cliquant sur le bouton Fusion de la fenêtre Fiche du document.
| 3. | Cliquer sur OK pour confirmer l'ajout du synopsis du dossier corporatif. |
Personne ressource : Il est possible de modifier la personne ressource sélectionnée lors de l’ouverture du dossier en suivant la procédure ci-dessous :
| 1. | Cliquer sur le bouton Modifier la personne ressource au centre de l’onglet Gestion. |
| 2. | Dans la fenêtre Intervenant au dossier corporatif qui s’affiche, sélectionner l’intervenant en cliquant sur le bouton Sélectionner dans la liste des intervenants. |
| 3. | Dans la liste des intervenants, sélectionner ou ajouter le client désiré selon le cas (voir section Création d'un intervenant du chapitre Intervenant pour la procédure d’ajout d’un intervenant). |
| 4. | Lorsque le client apparaît dans la fenêtre Intervenant au dossier corporatif, cliquer sur le bouton OK pour modifier le client dans le dossier. |
Code de classement : Le champ Code de classement permet l’inscription d’un code de classement provenant d’une autre source que le logiciel. Ce peut être le numéro du dossier papier ou celui du logiciel utilisé précédemment. Le code de classement permet également de saisir une numérotation distincte pouvant faire l'objet d'une recherche à l'aide du bouton Filtrer la liste en bas à droite de la fenêtre Liste des dossiers.
Statut : Les statuts de dossier corporatif sont distincts de ceux des dossiers standards. Ils doivent être saisis par l’utilisateur et inscrits dans le système avant la première utilisation du dossier corporatif (voir section Paramètres des dossiers du chapitre Administration Pronotaire).