Ajout d'une lettre de correspondance au dossier
[fenêtre Fiche du dossier, onglet Documents, bouton Liste de correspondance,
fenêtre Liste de correspondance du dossier, menu Ajouter]
Cliquer sur le menu Ajouter permet d'afficher la fenêtre Correspondance pour ajouter une nouvelle lettre de correspondance.
Sélection des intervenants
Ce groupe présente la liste des intervenants au dossier et permet la sélection de l’intervenant destinataire de la lettre.
| Truc : | Plus d’un intervenant peut être sélectionné. Maintenir enfoncée la touche CTRL, puis cliquer sur chaque intervenant à sélectionner. Les clients sélectionnés doivent être domiciliés à la même adresse afin de fusionner la lettre de correspondance. |
Sélection du modèle de lettre
Un modèle de lettre de correspondance est proposé par défaut. Il est tout de même possible de créer de nouveaux modèles de correspondance ou de modifier le modèle original (voir chapitre Administration Pronotaire pour plus de détails).
Objet (sujet) : Ce champ affiche le sujet du dossier, c’est-à-dire l’information inscrite dans le champ Sujet (onglet Gestion).
Responsable : Ce champ permet de sélectionner le notaire signataire de la lettre.
Sélection des documents à insérer dans la lettre
Le groupe Sélection des documents à insérer dans la lettre permet de sélectionner les documents joints à la lettre afin qu’ils soient énumérés. Pour chaque document à sélectionner, le modèle de clause doit être spécifié dans la colonne Modèle. Lorsque l'utilisateur double-clique sur un document, la fenêtre Ordre des intervenants s'affiche lui permettant d'associer le rôle de l’intervenant dans le document avec le rôle de l’intervenant dans la lettre et ainsi identifier les intervenants qui seront utilisés pour la fusion du paragraphe dans la lettre de correspondance. Il est possible de modifier un rôle de correspondance en cliquant sur celui-ci et en sélectionnant le nouveau rôle à l'aide de la flèche de la liste déroulante qui apparaît.
Sélection des autres documents liés à la correspondance
Le groupe Sélection des autres documents liés à la correspondance permet la sélection d’autres documents susceptibles d’être joints à la lettre ainsi que l’ajout, sous l’onglet Autres, de documents n’apparaissant pas sous l’onglet Standard.