[application Acomba, onglet Inventaire, bouton Groupes ou bouton Produits]
La création des groupes et des produits est nécessaire afin que Pronotaire puisse, par l'entremise de la passerelle Acomba, créer des factures en respectant la charte comptable du notaire.
Les groupes de produits qui doivent être créés dans un premier temps sont reliés à un compte de la charte comptable du notaire. Les comptes de la charte comptable sont habituellement identifiés par des numéros. Les groupes de produits (ex. : honoraires immobiliers) peuvent être présentés dans les états financiers du notaire, lesquels sont générés par Acomba. Un groupe de produits peut lui-même contenir plusieurs produits.
Les produits (ex. : honoraires vente, honoraires refinancement) qui doivent être créés ensuite sont reliés à un groupe de produits (honoraires immobiliers). Les produits peuvent faire l'objet de rapports journaliers. L'inscription de facture est habituellement affectée à un produit.
Donc, lors d'un transfert d'une facture Pronotaire vers Acomba, la sélection du produit est nécessaire afin d'identifier à quel produit Acomba est reliée l'inscription de facture. Ensuite, à partir du produit, le système peut déterminer le groupe de produits visé en vue de la préparation des états financiers. Puis, à partir du groupe de produits, il peut déterminer dans quel compte de la charte comptable l'inscription doit être effectuée. C'est pour cette raison que les groupes de produits doivent être créés sous l'onglet Inventaire d'une compagnie Acomba.
Création des groupes dans Acomba
L'utilisateur doit d'abord créer les groupes auxquels il associe ensuite des produits.
| 1. | À partir de l'application Acomba, sélectionner l'onglet Inventaire, puis cliquer sur le bouton Groupes. |
| 2. | Dans la fenêtre Groupes de produits, cliquer sur le bouton  . |
La fenêtre Groupe de produits s'affiche.
| 3. | Entrer un numéro et une description du groupe. |
| 4. | Sous l'onglet Compte de vente, associer le groupe à un compte de la charte comptable. |
| 5. | Cliquer sur le bouton Enregistrer. |
Création des produits dans Acomba
Lorsque les groupes sont créés, l'utilisateur peut alors créer ses produits.
| 1. | À partir de l'application Acomba, sélectionner l'onglet Inventaire, puis cliquer sur le bouton Produits. |
| 2. | Dans la fenêtre Produits, cliquer sur le bouton pour afficher la fenêtre Produit. |
| 3. | Entrer un numéro et une description du produit. |
| 4. | Sous l'onglet Dossier, entrer le numéro du produit et appuyer sur la touche TAB. Le Groupe de produits associé à ce produit est affiché automatiquement. Puis, cliquer sur Enregistrer. |
Création des produits dans Pronotaire
[Administration Pronotaire, bouton Liste des honoraires]
L'utilisateur doit ensuite ajouter dans Pronotaire les produits qu'il vient de créer dans Acomba (ex. : 1 Honoraires vente).
| 1. | À partir de l'Administration Pronotaire, cliquer sur l'onglet Listes. |
| 2. | Cliquer ensuite sur le bouton Liste des honoraires. |
| 3. | Cliquer sur  pour ajouter le produit à la liste des honoraires. |
| 4. | Entrer sa description et spécifier le numéro du produit et le groupe de produits Acomba dans les champs appropriés. |
| 5. | Cliquer sur OK pour confirmer. |
Depuis la version 8.1.8 de Pronotaire, il est possible d'importer la liste des honoraires à partir de l'application Acomba.