[fenêtre Fiche du dossier, onglet Facture, Liste des factures au dossier]
La fenêtre Facture permet à l'utilisateur d'entrer toute l'information relative aux tâches accomplies dans un dossier donné.
Voici la description détaillée des champs et des boutons de cette fenêtre :
Numéro de la facture : Indique le numéro de la facture généré automatiquement dans Pronotaire lors de l'ajout de la facture. Ce numéro ne peut être modifié par l'utilisateur. Toutefois, la séquence de numéro peut être configurée à partir de l'Administration de Pronotaire (onglet Gestion du système, bouton Numérotation de la facture).
Transférer cette facture vers Acomba : Permet de transférer la facture vers Acomba (voir section Transfert de factures vers Acomba du présent chapitre). Ce bouton est activé uniquement lorsque la passerelle Pronotaire/Acomba est configurée dans l'Administration Pronotaire.
Annuler le transfert : Permet d'annuler le transfert de la facture vers Acomba. Ceci annule le transfert effectué dans Pronotaire seulement. Par la suite, l'utilisateur doit effectuer une entrée corrective dans Acomba (voir section Transfert de factures vers Acomba du présent chapitre).
Compte recevable Acomba : Permet d'indiquer le numéro du compte recevable d'Acomba (voir section Transfert de factures vers Acomba).
Sujet : Permet d'inscrire le sujet de la facture qui sera fusionné dans la facture.
Responsable : Permet de spécifier le notaire responsable de la facture. Son nom pourra être fusionné dans la facture et il sera par la suite possible de générer des rapports de facturation pour ce notaire en particulier (voir section Gestionnaire de rapports du chapitre Modules complémentaires.)
No minute : Permet de saisir le numéro de la minute du document associé à la facture.
Forfait : Permet de saisir le modèle de facture utilisé pour la fusion de la facture dans Word. L'utilisateur peut ajouter ses propres modèles de facture dans le système, tel qu'expliqué dans la section sur l'ajout des nouveaux modèles dans l'Administration Pronotaire (voir section Modèles de documents dans le chapitre Administration Pronotaire). Dans le cas de la facturation à la tâche, l'utilisateur doit sélectionner un modèle de facture à la tâche puisque le procédé de fusion est différent du modèle de facture à forfait.
Immeuble : Permet de sélectionner l'adresse de l'immeuble lié à la facture. Cette adresse peut être fusionnée dans la facture.
Client numéro 1 : Permet de sélectionner le client principal de la facture, il s'agit d'une information obligatoire pour la fusion de la facture.
Client numéro 2 : Permet de sélectionner un deuxième client pour la facture.
Facturé le : Indique la date de facturation de la facture. Cette information est fusionnée dans la facture.
Terminé le : Indique la date de finalisation de la facture lorsque celle-ci est finale mais pas encore payée. Cette information est obligatoire lorsque le client veut transférer la facture dans Acomba pour la gestion de la comptabilité de bureau.
Transmise le : Indique la date à laquelle la facture a été transmise au client. Cette information peut être fusionnée dans la facture.
Honoraires : Affiche la liste des honoraires du dossier. L'utilisateur peut consulter cette liste afin de transférer des tâches dans la facture. Il peut également utiliser cette liste pour ajouter de nouvelles tâches dans le système (voir section Facturation à la tâche du présent chapitre).
Déboursés : Affiche la liste des déboursés du dossier. L'utilisateur peut consulter cette liste afin de transférer des déboursés dans la facture. Il peut également utiliser cette liste pour ajouter de nouveaux déboursés dans la facture (voir section Facturation à la tâche du présent chapitre).
Tout transférer : Transfère toutes les tâches et les déboursés saisis dans la feuille de temps vers la facture (voir section Feuille de temps du présent chapitre).
Groupes Honoraires et Déboursés : Ces deux groupes permettent d'afficher les honoraires et les déboursés qui font partie de la facture. Les totaux des honoraires et des déboursés saisis apparaissent dans les groupes honoraires et déboursés taxables ou non taxables, en fonction du type sélectionné lors de leur saisie (voir section Feuille de temps du présent chapitre).
Honoraires taxables : Affiche le total des honoraires taxables de la facture.
Honoraires non taxables : Affiche le total des honoraires non taxables de la facture.
Déboursés taxables : Affiche le total des déboursés taxables.
Déboursés non taxables : Affiche le total des déboursés non taxables de la facture.
Crédits éléments taxables : Affiche le total des crédits applicables à la facture pour les éléments taxables. Un crédit s'applique lorsque le client du notaire bénéficie d'un crédit dans une facture précédente. Cette information peut être fusionnée dans la facture, dans la mesure où le champ de fusion nécessaire est inséré dans le modèle de facture sélectionné.
Crédits éléments non taxables : Permet d'afficher le total des crédits applicables à la facture pour les éléments non taxables. Un crédit s'applique lorsque le client du notaire bénéficie d'un crédit dans une facture précédente. Cette information peut être fusionnée dans la facture, dans la mesure où le champ de fusion nécessaire est inséré dans le modèle de facture sélectionné.
Total : Le total représente le total de la facture, incluant la TPS et la TVQ.
TPS : La TPS représente le montant de la taxe de vente fédérale pour la facture. Le montant de la taxe est calculé en fonction du pourcentage de taxe indiqué à la gauche du montant. Ce pourcentage correspond à celui qui a été déterminé dans les Options de Pronotaire, onglet Taux/Taxes, à partir du poste de l'utilisateur, à moins qu'un taux de taxe particulier ne soit indiqué dans la fiche du Client no 1 de la facture (onglet Autres).
TVQ : La TVQ représente le montant de la taxe de vente provinciale pour la facture. Le montant de la taxe est calculé en fonction du pourcentage de taxe indiqué à la gauche du montant. Ce pourcentage correspond à celui qui a été déterminé dans les Options de Pronotaire, onglet Taux/Taxes, à partir du poste de l'utilisateur, à moins qu'un taux de taxe particulier ne soit indiqué dans la fiche du Client no 1 de la facture (onglet Autres).
Avance reçue : Permet d'indiquer le montant d'une avance que le notaire aurait reçu préalablement à l'exécution de son mandat. Ce montant est considéré dans le calcul de la facture et peut être fusionné si le champ de fusion requis a été placé dans le modèle sélectionné.
Solde : Indique le solde de la facture moins les avances reçues. Ce montant est considéré dans le calcul de la facture et peut être fusionné si le champ de fusion requis a été placé dans le modèle sélectionné.
Paiement : Indique le montant des paiements reliés à la facture (voir section Rappel de paiement du présent chapitre). Ce montant est considéré dans le calcul de la facture et peut être fusionné si le champ de fusion requis a été placé dans le modèle sélectionné.
Frais d'administration : Permet d'indiquer des frais d'administration associés à la facture en cas de non-paiement de celle-ci dans les délais prescrits. Ce montant est considéré dans le calcul de la facture et peut être fusionné si le champ de fusion requis a été placé dans le modèle sélectionné.
Solde à payer : Indique le solde de la facture comprenant les honoraires, les déboursés, le calcul des taxes, les avances, les paiements et les frais d'administration. Le solde à payer se calcule automatiquement lorsque l'utilisateur modifie une case quelconque concernant les montants, puis il est fusionné dans la facture lors de la fusion.
Calcul taxes : Affiche la fenêtre Calcul des honoraires avant taxes afin de permettre à l'utilisateur de calculer le montant des honoraires à partir d'un montant total de la facture, incluant les taxes (voir section Calcul des honoraires avant les taxes du présent chapitre).