|
[fenêtre Fiche du dossier, onglet Documents, bouton Liste des actes et lettres,
menu Minuter, Inscrire minute dans document XML ]
Lorsque le document a été signé par les parties et que le notaire a minuté son document dans son livre de minute et dans Pronotaire, il peut utiliser la fonction Inscrire minute dans document XML en vue d'entrer, directement dans le document Word, l'information relative à la minute, à la signature et à la copie conforme. Ce document devient alors la copie conforme qui est transmise au Registre foncier.
| Note : | Au préalable, le document doit être minuté dans Pronotaire. Pour minuter le document, voir section Minutage d'un acte du chapitre Dossier standard. |
La commande Inscrire minute dans document XML permet au notaire d'inscrire l’information du minutage de l’acte, en fonction de la langue du document, dans la copie qu’il transmet au système informatisé du Registre foncier. Cette fonctionnalité permet donc de fusionner dans le document existant l’information sur le minutage qu’il n'avait pas précisée avant la signature du document. De cette manière, l’utilisateur évite les erreurs de retranscription et s’assure que l'information essentielle telle que le numéro de la minute, la mention de la copie conforme et la date du document se retrouve sur la copie qu’il transmet au SIRF. Lorsque l’inscription de la minute est effectuée, le notaire peut alors procéder à la vérification de sa copie avant de la transmettre au Registre foncier pour publication. À noter que cette commande est utilisée uniquement lorsqu'il y a publication en ligne au Registre foncier.
| Note : | La mention de copie conforme, la date et le numéro de minute s’inscrivent dans la fenêtre selon la langue sélectionnée sous l’onglet Gestion du dossier. |
| Attention : | Exécuter cette procédure ne libère pas le notaire de son obligation professionnelle de procéder à la vérification de sa copie conforme avant sa transmission électronique au Registre foncier du Québec. |
Pour inscrire une minute dans un document XML :
| 1. | Cliquer sur Liste des actes et lettres. |
| 2. | Sélectionner l’acte à minuter. |
| 3. | Dans le menu Minuter, sélectionner Minuter. Le document est minuté. |
| 4. | Dans le menu Minuter, sélectionner Inscrire minute dans document XML. La fenêtre Inscrire la minute dans le document s’affiche. |
| 5. | Cliquer sur le bouton Inscrire les informations dans le document. |
Pour s'assurer que l'information est insérée correctement dans les balises et dans le document :
| 1. | Dans le menu Réquisition SIRF, sélectionner Ouvrir la grille des balises afin de vérifier l'inscription. |
| 2. | S'il y a lieu, apporter les correctifs ou fournir l'information manquante avant de procéder à la transmission électronique. |
|