L'importation de courriels et de fichiers numérisés dans Pronotaire est gérée par une application autonome. Cette application est installée en même temps que l'installation de Pronotaire sur votre poste. Celle-ci permet d'effectuer deux types d'importation :
| • | Importation des courriels directement dans Pronotaire à l'aide d'Outlook; |
| • | Importation des fichiers directement dans Pronotaire une fois qu'ils ont été numérisés à l'aide d'un numériseur externe. |
L'importation des courriels et des fichiers peut être effectuée localement ou en réseau. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur un ou des courriels ou fichiers à l'aide du bouton droit de la souris et de sélectionner l'option Importer dans Pronotaire pour lancer l'exécutable. Dans tous les cas, l'importation est effectuée dans Pronotaire et les fichiers sont placés dans le répertoire des documents de Pronotaire, tel que spécifié dans les Options de Pronotaire sous l'onglet Répertoires.
Pour l'importation de courriels, l'application Outlook doit être installée sur le poste de travail ou la session de Pronotaire en ligne.
L'application propose deux méthodes d'importation :
| • | Importation de fichiers selon la nomenclature gérée par Pronotaire : Cette méthode permet de préciser, dans le nom même du fichier, le nom du document dans Pronotaire ainsi que le numéro du dossier où il sera importé, en respect d'une structure gérée par Pronotaire. Consulter la rubrique Importation de fichiers selon la nomenclature). |
Cette méthode permet de préciser, dans le nom même du fichier, le nom du document dans Pronotaire ainsi que le numéro du dossier où il sera importé, en respect d'une structure gérée par Pronotaire. Consulter la rubrique Importation de fichiers selon la nomenclature).
| • | Importation de courriels et de fichiers sans nomenclature particulière : Selon cette méthode, il n'est pas nécessaire de préciser le numéro de dossier et le nom du document dans le nom du courriel ou du fichier. Dans ce cas, le système lance une fenêtre d’aide à l’importation. Consulter la rubrique Importation de courriels et de fichiers sans la nomenclature. |
Les extensions gérées par l'application sont :
Nom de l'extension |
Type de document |
doc, docx, txt, rtf |
Texte |
xls, xlsx |
Chiffrier |
Image |
|
xml |
Balisé |
htm, html |
Web |
jpg, jpeg, gif, bmp, png, tif |
Image ou image animée |
msg |
Courriel provenant de Microsoft Outlook |
eml |
Courriel provenant du serveur de courrier entrant (IMAP) |
Si l’extension du courriel ou du fichier n’est pas gérée, le système affiche un message d’erreur et l'exportation de ce courriel ou fichier est alors annulée.
L’utilisateur peut importer un ou plusieurs courriels ou fichiers à la fois. Dans ce cas, le système traite les courriels ou fichiers les uns après les autres de façon individuelle. Une barre de progression indique l'état d'avancement de l'importation dans Pronotaire.
Dans le cas où l’importation d’un courriel ou d'un fichier échoue, le système poursuit l’importation des autres courriels ou fichiers en recommençant le processus d’importation au complet pour chacun.
Importation de plus de 15 courriels ou fichiers simultanément
Si vous tentez d'importer plus de 15 courriels ou fichiers à la fois, un message s'affiche vous indiquant que le processus d'importation risque d'être long et de ralentir votre ordinateur.
Vous pouvez choisir d'Annuler le processus ou de continuer en cliquant sur OK.
| Note : | Si vous devez importer un grand nombre de courriels ou de fichiers, nous vous recommandons de les importer par lot de 15 courriels ou fichiers et moins à la fois. Plus le nombre de courriels ou fichiers est important, plus ceci a pour effet de ralentir votre ordinateur. |