Il est possible d'importer des fichiers numérisés en respect d'une nomenclature gérée par Pronotaire. Par exemple, un fichier est nommé selon la structure suivante : 10ST0001_Vente
Il suffit d'inscrire le numéro de dossier dans lequel le fichier sera importé dans Pronotaire (ex : 10ST0001) avec le titre du fichier (ex. : Vente).
Le caractère de soulignement entre le numéro de dossier et le titre du fichier est très important dans le cas d'un fichier nommé avec la nomenclature. Ainsi, le système vérifie s’il y a un caractère de soulignement dans le nom du fichier. Si c'est le cas, le système valide la nomenclature du groupe de caractères présents avant le caractère de soulignement (ces caractères représentent les structures possibles d’un numéro de dossier Pronotaire).
Le système supporte également les numéros de dossier à trois ou quatre chiffres ou les numéros de dossiers avec sous-numérotation :
| • | Dossier avec numérotation standard : 10XX001, 10XX0001 |
| • | Dossier avec sous-numérotation : 10XX001-x, 10XX001-xx, 10XX001-xxx |
Note : Les deux premiers chiffres représentent l'année, les XX représentent les initiales du responsable et les trois ou quatre derniers chiffres représentent la séquence des dossiers. Quant à la sous-numérotation, les xxx représentent la séquence de sous-numérotation.
Le système valide d'abord si le numéro de dossier existe dans Pronotaire. Si le dossier n'existe pas, la fenêtre d'aide à l'importation s'ouvre et invite l'utilisateur à choisir un autre numéro de dossier.
Puis, le système vérifie les caractères qui se trouvent après le soulignement afin de valider le nom du fichier. Si le nom du fichier existe dans le dossier Pronotaire visé par l'importation, le système affiche la fenêtre Options d'importation (voir la rubrique Options d'importation). Sinon, le système copie le fichier dans le répertoire correspondant au numéro de dossier inscrit dans le nom du fichier.
Pour importer un ou des fichier(s) numérisé(s) selon la nomenclature gérée par Pronotaire :
| 1. | À l'aide du bouton droit de la souris, cliquer sur le ou les fichier(s) sélectionné(s) à importer. |
| 2. | Dans le menu, sélectionner l'option Importer dans Pronotaire. |
| Note : | Si plusieurs fichiers sont sélectionnés, l’exécutable d'importation les traite un à la fois, tant au niveau de l’importation que de la gestion des erreurs. |
Si vous avez sélectionné plusieurs fichiers, une barre de progression vous indique l'avancement du processus d'importation.
Une fois l'importation terminée, le système affiche le message suivant :
| 3. | Cliquer sur OK pour confirmer. |
La Liste des documents du dossier (fenêtre Fiche du dossier, onglet Documents, bouton Liste des actes et lettres) affiche le ou les fichier(s) importé(s) avec le numéro de dossier auquel ils sont associés.
Si le système détecte une erreur dans la nomenclature, il lance la fenêtre d'aide à l'importation (voir la rubrique Importation de courriels et de fichiers sans la nomenclature).
Pour tous les autres types d'erreurs, le système génère un rapport qui s'affiche à l'écran (voir la rubrique Rapport des importations).