[fenêtre Liste des dossiers, sélection du dossier, bouton Détail, onglet Gestion]
L’onglet Gestion regroupe l'information de gestion du dossier de succession. Les champs affichent l’information saisie lors de l'ajout du dossier et peuvent être modifiés en tout temps.
Classement
Statut : Permet de faire le suivi sur l’état d’avancement du dossier de succession, de son ouverture jusqu’à sa fermeture.
Code classement : Permet l’inscription d’un code de classement provenant d’une autre source que le logiciel. Ce peut être le numéro du dossier papier ou celui du logiciel utilisé précédemment. Le code de classement permet également de saisir une numérotation distincte pouvant faire l'objet d'une recherche à l'aide du bouton Filtrer la liste en bas à droite de la fenêtre Liste des dossiers.
Langue : Détermine la langue par défaut des documents (documents, lettres, et factures) et des clauses générés à partir d’un des onglets du dossier.
Ouverture/Fermeture et échéance
Le groupe Ouverture/Fermeture et échéance affiche les dates d’ouverture, de fermeture et d’échéance du dossier.
Fermé : Permet de désactiver le dossier sélectionné. Celui-ci ne s’affiche plus dans la fenêtre Liste des dossiers. Pour afficher de nouveau les fichiers fermés, décocher la case Dossiers actifs dans la fenêtre Liste des dossiers.
Il est également possible de fermer plusieurs dossiers en bloc à partir du menu Fichier, Fermeture de dossiers en bloc (voir section Fermeture de dossiers du présent chapitre).
| Note : | Il est fortement recommandé de fermer chaque dossier terminé afin de ne pas alourdir le traitement des données. Les dossiers fermés demeurent toujours accessibles en effectuant une recherche dans les dossiers non actifs et peuvent en tout temps être réactivés. |
Gestion interne
Contrat de service : Permet de générer un document qui contient l'information spécifique au règlement de succession, contenue sous l’onglet Gestion du dossier de succession. Ce document est généré dans la langue du dossier qui a été spécifiée sous l'ongletGestion. L'information du ou des liquidateur(s) est fusionnée dans le document.
Si le contrat de service est présent dans le dossier, cliquer sur Contrat de service affiche le document existant pour permettre son édition. Le contrat de service fusionné peut être consulté depuis l’onglet Documents du dossier de succession, par la commande Liste des actes et lettres.
Le document est fusionné dans Microsoft Word selon un modèle que l’utilisateur peut éditer à partir de la fenêtre Administration Pronotaire, onglet Modèles de document, commande Documents. Le modèle du contrat de service est sauvegardé sous Bureau, Catégorie, onglet Lettres.
Le système ouvre toujours le même contrat de service une fois créé. Cependant, il est possible de supprimer le contrat de la liste des documents et d'en fusionner un nouveau en procédant comme suit :
| 1. | Dans la fenêtre Liste des dossiers, ouvrir le menu Liste, Documents. |
| 2. | Sélectionner le ou les documents à supprimer. |
| 3. | Cliquer sur le bouton Supprimer de la barre d'outils puis sur Oui dans la fenêtre de confirmation qui s'affiche. |
Il est maintenant possible de fusionner un nouveau contrat de service.
Intervenants
L’intervenant principal au dossier apparaît dans la zone du bas. Les boutons situés à gauche de cette zone permettent d’ajouter, de modifier ou de supprimer un intervenant.
Il est possible d'ajouter les autres intervenants au dossier de façon automatique en saisissant l'information nécessaire dans les diverses fenêtres du module Succession. L'ajout automatique est recommandé puisque le système attribuera les bons rôles aux différents intervenants du dossier tout en s'assurant que l'information est complète en vue de fusionner les documents du dossier de succession.
Il est également possible d'ajouter des intervenants au dossier de façon manuelle ou d'apporter des modifications à la liste des intervenants à l'aide des boutons suivants :
Ajouter : Affiche la fenêtre Intervenant au dossier afin d’ajouter un intervenant. Pour ajouter un intervenant au dossier de succession, suivre les étapes ci-dessous :
| 1. | Cliquer sur le bouton Ajouter. |
| 2. | Cliquer sur le bouton Sélectionner dans la liste des intervenants. |
| 3. | Choisir l’intervenant désiré. |
| 4. | Sélectionner le ou les rôles de l’intervenant dans le dossier. |
Modifier : Affiche la fenêtre Intervenant au dossier afin de modifier les caractéristiques de l'intervenant sélectionné.
Enlever : Permet de retirer l'intervenant sélectionné de la liste des intervenants au dossier.
Fi. Interv. : Permet d'ouvrir la fiche de l'intervenant sélectionné.
Cardex : Permet d'ouvrir la fiche du cardex de l'intervenant sélectionné.
Note : Deux intervenants d'un même dossier ne peuvent pas avoir le même rôle. De plus, deux clients principaux ne peuvent pas se retrouver dans le même dossier.