Système

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L'onglet Système permet de configurer plusieurs paramètres fonctionnels du système. De cette manière, l'utilisateur peut personnaliser Pronotaire en fonction de ses besoins. Bien que l'application de ces paramètres soit possible uniquement au poste visé, il est recommandé que tous les utilisateurs de l'étude aient la même configuration des paramètres de gestion.

Nombre de chiffres dans numéro de dossier : Permet de sélectionner le nombre de chiffres devant apparaître dans la partie séquentielle du numéro de dossier (ex. : 11ST0001). Les options sont 3 ou 4 chiffres. Il est également possible de réinitialiser annuellement la séquence des numéros de dossiers (voir section Table de gestion du chapitre Administration Pronotaire).

Mention du statut fermé des dossiers : Permet d'indiquer la mention de statut fermé des dossiers. Cette mention ne devrait jamais être modifiée sans l'autorisation d'un technicien Pronotaire.

Langue par défaut du système : Permet d'indiquer la langue par défaut du système en ce qui a trait aux documents, aux factures et aux dossiers. Toutefois, il est possible de modifier la langue dans un dossier en cours d'utilisation, peu importe la langue par défaut du système.

Message de confirmation de fermeture : Permet de préciser si un message de confirmation de fermeture doit s'afficher lors de la fermeture de Pronotaire.

Signature avec jetons cryptographiques : Permet de déterminer si la signature des documents à transmettre au Registre foncier par Pronotaire s'effectue via les jetons cryptographiques de Notarius (à venir). Dans ce cas, la liste Certificat à utiliser permettra de sélectionner le certificat de signature associé au jeton.

Mises à jour automatiques : Permet d'activer la mise à jour Internet de Pronotaire par téléchargement Internet. Le répertoire de mise à jour des fichiers et le répertoire SIRF permettent de déterminer les répertoires de téléchargement de la mise à jour. Dans le cas du répertoire de mise à jour des fichiers, il peut être configuré en réseau afin que le téléchargement de la mise à jour soit le même pour tous les postes. Pour connaître les détails du fonctionnement de la mise à jour, consulter la section Mises à jour Internet du chapitre Administration Pronotaire.

Feuille de temps : Permet de déterminer le mode d'affichage par défaut (minutes, une décimale, deux décimales) de la feuille de temps. La case Activation de la saisie du temps automatique permet d'activer le calcul du temps à l'ouverture de la fiche du dossier dans Pronotaire, sur confirmation de l'utilisateur (voir section Feuille de temps du chapitre Administration Pronotaire).

Désactiver le suivi du dossier : Permet à l'utilisateur de désactiver l'option de suivi du dossier à la création d'un dossier.

•	Lorsque l'option de suivi est désactivée, la case Suivi du dossier est décochée lors de la création d'un dossier. Ainsi, les notes du dossier ne sont pas créées de manière automatique dans le dossier.

•	Toutefois, même si la case est décochée par défaut à l'ouverture du dossier, il est toujours possible de cocher la case Suivi du dossier manuellement lors de la création du dossier afin de créer les notes pour un dossier en particulier.

•	De plus, dans le cas où l'option Suivi du dossier est désactivée, il est toujours possible de créer des notes manuellement dans le dossier.

Désactiver le système de rappels périodiques : Permet à l'utilisateur de désactiver le système de rappels périodiques des notes sur son poste. Ainsi, le système n'avise plus l'utilisateur à qui une note personnelle est rattachée. L'utilisateur peut toutefois continuer d'utiliser le système de notes et de suivi.

Intervalle de rappel : Permet d'indiquer l'intervalle entre les rappels lorsque la case Désactiver le système de rappels périodiques n'est pas cochée.

Codes clients : Permet d'activer la création automatique des codes clients dans Pronotaire. Si cette case est cochée, le système propose un code client automatiquement selon l'un des formats indiqués dans la liste Format du code. Si cette option est désactivée, l'utilisateur doit saisir manuellement un code lors de l'ajout d'un client ou d'un intervenant dans le dossier.

Ordre de tri par défaut : Permet d'indiquer l'ordre de tri par défaut dans la liste des documents du dossier standard.

Rappel de testaments et mandats : Permet de désactiver le rappel de production du rapport de testaments et de mandats sur le poste de l'utilisateur. Ce rappel, lorsqu'il est activé, permet d'afficher un rappel au début de chaque période de production des rapports.

Gestion des documents : Lorsque l'utilisateur désire supprimer un document à partir de la liste des documents du dossier, le système réagit en fonction des paramètres suivants :

•	Si la case Suppression des documents est cochée, le système supprime la fiche du document dans le dossier ainsi que le fichier Word relié à ce document dans le répertoire des documents.

•	Si la case Suppression des documents n'est pas cochée, le système supprime la fiche du document dans le dossier, mais ne supprime pas le fichier Word relié à ce document dans le répertoire des documents.

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Mode d'envoi : Permet de sélectionner le mode d'envoi des courriels, soit par Microsoft Outlook ou par SMTP (par exemple avec des comptes Gmail, Hotmail, Outlook ou autres). Pour le mode SMTP, la configuration du courriel est effectuée à partir de l'Administration Pronotaire (voir la section Responsables/Employés, onglet Gestionnaire de courriels).

•	Format des documents joints : Permet de sélectionner le format des documents par défaut lorsque des pièces sont jointes au courriel. Il est toujours possible de modifier manuellement le format de la pièce jointe lors de la création du courriel à partir de Pronotaire.

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Visionneuse : Permet de sélectionner l'outil pour visualiser les courriels importés dans Pronotaire. Par défaut, c'est la visionneuse de Pronotaire qui est définie. Lorsque Microsoft Outlook est installé sur le poste de de travail de l'utilisateur et que l'option Outlook est sélectionnée, le système édite les courriels avec Microsoft Outlook.

Note :

Pour modifier des valeurs sous cet onglet, voir section Modification des Options Pronotaire du présent chapitre.